1. Pengajuan Proposal dimulai awal tahun dengan batas akhir maksimal 30 April dengan menginput usulan pada Aplikasi SIMBAH KESRA dan untuk proposal dikirim ke Ibu Walikota Mojokerto dengan tembusan Bagian Kesra Setda Kota Mojokerto
2.Permohonan Proposal ditujukan kepada Walikota dengan isi sbb :
a. Memiliki struktur organisasi dan kepengurusan yang jelas
b. Memiliki sekretariat dan alamat yang jelas
c. Contac person (no. Telp) pengurus lembaga dan dapat dihubungi
d. Foto copy KTP ketua, sekretaris dan bendahara sesuai peraturan yang berlaku
e. Foto Copy Rekening bank Jatim (harus jelas)
f. RAB (Rencana anggaran belanja)
g. Berbadan hukum
h. Surat Keterangan domisili (dari kelurahan) yang terbaru
i. Adanya papan nama yang jelas pada lembaga
j. Peruntukkannya spesifik dan menunjang program-program pemerintah daerah (Kota Mojokerto)
k. Tidak wajib, tidak mengikat dan tidak terus menerus di setiap tahun, kecuali ditentukan oleh perundang-undangan yang berlaku
l. Lain-lain yang disyahkan menurut peraturanperundang-undangan yang berlaku (dilampiri berupa berkas-berkas pendukung antara lain sk, aturan, pedoman dll)
m. NPWP
3. Tim Verifikasi Bagian Kesra memverifikasi berkas-berkas administrasi Hibah yang sudah diajukan oleh Calon Penerima Hibah.
4. Tim Verifikasi Kesra memverifikasi melakukan tinjau lokasi untuk verifikasi lapangan pada Calon Penerima Hibah.
5. Proposal Pengajuan Hibah yang sudah lengkap dan sudah diverifikasi oleh Bagian Kesra dikirim ke Ibu Walikota dan Bappedalitbang.
6. TAPD melalui Bappedalitbang mengirim balasan terkait persetujuan Daftar Nominatif Calon Penerima Hibah beserta nominal dan alamat by name by address.
7. Bagian Kesra menginput Renja pada SIPD untuk anggaran yang akan datang.
8. Setelah DPA disahkan dan Penerima Hibah sudah masuk DPA tersebut, Bagian Kesra mengadakan sosialisasi paket regulasi yang berfungsi mengundang penerima hibah untuk memberitahukan nominal yang disetujui pada Calon Penerima Hibah.
9. Calon Penerima Hibah pada awal tahun anggaran berikutnya mengajukan Proposal Permohonan Pencairan Hibah yang ditujukan kepada Walikota Mojokerto dan tembusan Bagian Kesra Setda Kota Mojokerto dengan mencantumkan jangka waktu pelaksanaan Kegiatan tersebut.
10. Setelah proposal pencairan masuk di Kesra akan dimintakan disposisi dari ibu Walikota untuk proses pencairan hibah.
11. Dibuatkan berita acara tim verifikasi hibah (dilampiri dengan DPA).
12. Kemudian dibuatkan NPHD (Naskah Perjanjian Hibah Daerah Daerah) yaitu kesepakatan perjanjian antara Pengguna Anggaran (Bapak Sekda) dengan penerima hibah (pihak pertama dan pihak kedua)
13. Penandatanganan NPHD oleh kedua belah pihak
14. Setelah berkas lengkap dengan disertakan pengantar dari Bagian Kesra, selanjutnya akan dikirim ke BPKPD untuk diproses lebih lanjut (SPP dan SPM) yang nantinya akan ditransfer ke rekening masing-masing lembaga penerima hibah.
15. Akan dilaksanakan monev (monitoring dan evaluasi) dari tim veriifkasi hibah bagian Kesra pada bulan November / Desember, yang mana akan kita lakukan koreksi LPJ (laporan pertanggungjawaban) pada batas waktu pembuatan dan pengumpulan SPJ.